Zpracování leadu — NITTIN Procesy

Účel

Definuje, jak správně evidovat a zpracovat obchodní lead od prvního kontaktu po uzavření dealu. Cílem je zajistit, že každý lead má dostatečný kontext pro celý tým, pipeline odráží realitu a výsledky jsou dohledatelné a použitelné pro analýzu.

Nová poptávka › K nacenění › Naceněno › Odesláno / Čekáme › Vyhráno / Ztraceno › Done

Stage	Definice	Vlastník	Max. délka
Nová poptávka	Lead přijat, je potřeba kvalifikovat	Obchodník	5 prac. dní
K nacenění	Lead kvalifikován, probíhá discovery a příprava nabídky	Obchodník + tech	10 prac. dní
Naceněno	Nabídka připravena interně, čeká na review nebo schválení	PM / vedení	3 prac. dny
Odesláno / Čekáme	Nabídka odeslána klientovi, čekáme na odpověď	Obchodník	14 prac. dní
Vyhráno	Klient potvrdil, objednávka nebo smlouva na cestě	PM — předání do projektu	5 prac. dní
Ztraceno	Deal neproběhl — povinný záznam důvodu	Obchodník	—
Done	Předáno do projektu, SALES task uzavřen	PM	—

Vstup & výstup

Spouštěč / vstup

Příchozí poptávka — email, telefon, doporučení, inbound nebo cold outreach.

Výstup / dokončení

Task v YouTracku ve stavu Done (po výhře) nebo Ztraceno s vyplněným důvodem.

Kdo je zodpovědný

Obchodník přiřazený jako Assignee. Nikdy nesmí být task bez přiřazeného Assignee.

Typická délka

5–30 pracovních dní dle komplexity dealu.

Postup

Příjem leadu — založ task do 24 hodin

Kdykoli přijde poptávka, založ task v projektu SALES v YouTracku podle šablony (viz níže). Vyplň summary ve formátu [Firma] – [projekt/služba], přiřaď Assignee a nastav Due Date na deadline kvalifikace (max. +5 prac. dní).

👤 Obchodník 🔧 YouTrack · SALES

Kvalifikace — ověř, zda je lead reálný

Před přesunem do K nacenění musíš znát odpovědi na tyto otázky: Kdo je rozhodovatel? Jaký je rámcový rozpočet? Jaký je timeline klienta? Je projekt v naší kompetenci? Výsledky kvalifikačního callu zapiš jako komentář do tasku a aktualizuj Probability.

5 %	Jen zjišťujeme, slabý fit, klient není rozhodnutý
25 %	Zájem potvrzený, ale hodně nejistot
50 %	Reálná šance, probíhá aktivní jednání
75 %	Deal pravděpodobný, čekáme na formality
100 %	Ústní příslib, dojednáno

👤 Obchodník 🔧 YouTrack

Příprava nabídky — scope, odhad, cena

V tasku doplň stručný scope (co dodáváme, co není součástí), hrubý odhad hodin do polí Odhad vývoj a Odhad celkem a konzultuj s tech leadem. Výsledek konzultace zapiš jako komentář. Cenu vyplň do pole Cena jako číslo v CZK bez textu. Pro jinou měnu zapiš přepočet + kurz do komentáře.

👤 Obchodník 👤 Tech lead 🔧 YouTrack
Odeslání nabídky — zaloguj a nastav follow-up

Při přesunu do Odesláno/Čekáme zanech komentář s datem odeslání, komu a jakou formou (email, prezentace, portál). Nastav Due Date na datum follow-upu — max. +7 dní od odeslání. Pokud do 14 dní nepřijde odpověď, je povinný follow-up a komentář o výsledku.

👤 Obchodník 🔧 YouTrack
Vyhráno — aktualizuj cenu a předej PM

Přesuň task do Vyhráno. Zapiš finální hodnotu dealu do Cena a do komentáře, kdo potvrdil a jakým způsobem (email / smlouva / objednávka). Do 5 pracovních dní předej PM a přesuň task do Done.

👤 Obchodník 👤 PM 🔧 YouTrack 🔗 Onboarding klienta a projektu
Ztraceno — povinně zapiš důvod

Přesuň task do Ztraceno a zanech komentář s důvodem. Bez záznamu důvodu není možné analyzovat win rate ani zlepšovat obchodní proces.
- Cena — naše příliš vysoká / konkurence levnější
- Timing — projekt odložen nebo zrušen klientem
- Klient si vybral jiného dodavatele (koho?)
- Nekvalifikovaný lead — mimo naši kompetenci
👤 Obchodník 🔧 YouTrack

Validní lead

Task bez vyplněného Company name, Assignee a popisu kontextu není validní lead. Holý název firmy bez informací o projektu, kontaktu a zdroji nemá v pipeline co dělat.

Šablona tasku v YouTracku

Summary každého tasku musí být ve formátu: [Firma] – [stručný popis projektu/služby]

Příklady: Autocent – interní ERP pro autoservis · Horská služba – SLA podpora · ČSOBL – migrace Kentico

## ☑ Progress checklist

### Kvalifikace
- [ ] Kontaktní osoba a rozhodovatel zapsán
- [ ] Potenciální rozpočet nebo očekávání zjištěno
- [ ] Timeline klienta zjištěn
- [ ] Projekt je v naší kompetenci – potvrzeno
- [ ] Tech lead přiřazen a obeznámen

### Příprava nabídky
- [ ] Scope definován (co je / co není součástí dodávky)
- [ ] Hrubý odhad hodin zpracován (Odhad vývoj + Odhad celkem)
- [ ] Cena v CZK vyplněna v poli Cena
- [ ] Nabídka interně zkontrolována (PM / vedení)

### Odeslání a follow-up
- [ ] Nabídka odeslána klientovi (datum + forma zapsána níže)
- [ ] Follow-up naplánován (Due Date nastaven)
- [ ] Klientova odpověď zaznamenána

### Uzavření
- [ ] Výsledek zapsán (Vyhráno / Ztraceno + důvod)
- [ ] Při výhře: finální cena aktualizována, předáno PM

---

## Kontext a zdroj leadu

**Zdroj:** [inbound / doporučení / cold outreach / existující klient / partner]
**Kdo přinesl:** [jméno]
**Datum prvního kontaktu:** [datum]

---

## Kontaktní osoba (klient)

| | |
|---|---|
| **Jméno** | |
| **Pozice** | |
| **Email** | |
| **Telefon** | |
| **Rozhodovatel?** | Ano / Ne / Spolupracuje s [jméno] |

---

## Zadání / popis projektu

[Stručný popis – max. 5–8 vět nebo odrážky. Musí být srozumitelný bez čtení emailů.]

---

## Scope (co je součástí dodávky)

-

## Out of scope

-

---

## Otevřené otázky

- [ ]

---

## Časová osa a milníky

| Milník | Datum | Stav |
|---|---|---|
| Kvalifikační call | | |
| Odeslání nabídky | | |
| Klientovo rozhodnutí | | |
| Plánovaný start projektu | | |

---

## Log aktivit

| Datum | Kdo | Akce / poznámka |
|---|---|---|
| | | |

---

## Interní poznámky

[Cokoli nevhodné ke sdílení s klientem — vyjednávací prostor, info o konkurenci apod.]

Pravidla pro pole v YouTracku

Pole	Pravidlo
`summary`	[Firma] – [projekt/služba], max. 80 znaků
`Company name`	Přesný název firmy (ne alias), povinné
`Assignee`	Vždy přiřazen — nikdy prázdný lead
`Stage`	Odpovídá skutečnému stavu, ne optimistickému přání
`Probability`	Realistický odhad, ne výchozí 5 %
`Cena`	Číslo v CZK bez textu — jiné měny řeš komentářem s kurzem
`Due Date`	Datum dalšího klíčového kroku (ne vzdálené datum)
`Odhad vývoj`	Jen vývojové hodiny
`Odhad celkem`	Celkový odhad vč. PM, QA, designu

Nástroje & šablony

YouTrack — projekt SALES — evidence všech leadů

Odpovědnosti

Role	Odpovědnost
Obchodník (Assignee)	Zakládá task, kvalifikuje, připravuje nabídku, komunikuje s klientem, loguje aktivitu
Tech lead	Konzultuje rozsah a odhad, vyjadřuje se k feasibility
PM / vedení	Review nabídky před odesláním u dealů nad 500 tis. CZK
Zadavatel leadu	Pokud není obchodník, předá lead obchodníkovi a zapíše kontext

Související procesy

Changelog

Verze	Datum	Autor	Změny
v1.0	2026-06-25	Pavel Hess	Prvotní verze — vychází z analýzy 80+ tasků v projektu SALES