Interní dokumentace procesů

Onboarding klienta a projektu

Verze: 1.1 Aktualizováno: 2026-06-12 Vlastník: [Doplnit]
Klienti Projekty

Účel

Zajišťuje hladký přechod od obchodní fáze k zahájení projektu. Klient i projektový tým musí mít od začátku jasno v komunikačních kanálech, nástrojích, přístupech a dalším postupu. Špatný onboarding zbytečně prodlužuje rozjezd a vytváří nejasnosti v odpovědnostech.

Vstup & výstup

Spouštěč

Potvrzení spolupráce s klientem — ideálně podpis smlouvy. U větších klientů může onboarding začít paralelně s finalizací smlouvy, aby byly splněny termíny.

Výstup

Projekt je nastaven v nástrojích, klient i tým mají přístupy, kickoff proběhl a spolupráce běží.

Zodpovídá

Obchodník zahajuje a předává PM, který dokončí nastavení a vede kickoff.

Typická délka

~1 pracovní den (příprava YouTrack + SharePoint struktury + kickoff). Podpis smlouvy se řeší paralelně a není do délky zahrnut.

Postup

  1. Předání z obchodu na PM

    Obchodník předá PM základní kontext: kdo je klient, co bylo dojednáno, jaké jsou termíny a specifika spolupráce. Předání musí proběhnout ještě před jakýmkoliv kontaktem PM s klientem.

    👤 Obchodník → PM

  2. Vytvoření adresářové struktury na SharePoint

    PM vytvoří složku klienta v Clients/ dle standardní šablony. Každá složka má vlastní oprávnění (broken inheritance) — _Legal/ je PM Read-only, _Admin/ a projektové složky PM Edit. Dev přístup se přiděluje explicitně per-projekt s reminderem na 3 měsíce. U partnerského klienta přidat !README.txt v _Legal/ s odkazem na smlouvu s partnerem.

    👤 PM 🔧 SharePoint / OneDrive 🔗 Šablona struktury SharePoint

  3. Založení projektu v YouTrack

    Vytvoření projektu, nastavení základních tasků a znalostní báze. Přidání členů týmu s příslušnými rolemi.

    👤 PM 🔧 YouTrack

  4. Nastav komunikační kanál v Teams

    Vytvoř Teams kanál nebo skupinový chat pro projekt. Přidej PM, tým a klíčové kontakty na straně klienta.

    👤 PM 🔧 Teams

  5. Interní kick-off týmu

    U větších projektů: tým si projde zadání, rozdělí role a připraví se na kick-off s klientem. U menších projektů tento krok lze sloučit s přípravou.

    👤 PM + tým

  6. Kick-off s klientem

    První společná schůzka — představení týmu, potvrzení očekávání, harmonogram, způsob komunikace. PM sdílí přístupy do nástrojů a OneDrive.

    👤 PM + tým + klient 🔧 Teams / osobně

  7. Dokončení podpisu smlouvy (pokud ještě nepodepsáno)

    Pokud smlouva nebyla podepsána před startem, musí být dořešena co nejdříve po kick-offu. Blokuje fakturaci.

    👤 Obchodník 🔗 Podpis smluv

Pozor

Pokud spolupráce začíná před podpisem smlouvy, je potřeba toto interně evidovat a aktivně sledovat, aby podpis nezůstal viset. Bez smlouvy nelze fakturovat.

Poznámka k nástrojům

YouTrack bude v budoucnu nahrazen Syntegra ERP platformou. Kroky zůstanou stejné, změní se pouze použitý nástroj.

Nástroje & šablony

Související procesy

Changelog

Verze Datum Autor Změny
v1.1 2026-06-12 Pavel Přidán krok: nastavení Teams kanálu
v1.0 2026-06-12 Pavel Prvotní verze — kostra procesu, obsah bude doplněn