SharePoint — adresářová struktura

Účel

Definuje standardní strukturu složek pro ukládání klientských dokumentů na SharePoint / OneDrive. Zajišťuje konzistenci napříč projekty a implementuje princip least privilege — každá role vidí jen to, k čemu má přístup.

Struktura složek

Clients/ ├── ACME_Corp/ (přímý klient) │ ├── _Legal/ ⚠ broken inheritance | PM: Read, Management: Full │ │ ├── Ramcova_smlouva_v1.pdf │ │ ├── Dodatek_01_2024-03.pdf │ │ └── SoD_Web_Redesign_2024.pdf │ ├── _Admin/ ⚠ broken inheritance | PM: Edit, Management: Full │ │ ├── Objednavka_2024-001.pdf │ │ └── Faktura_2024-001.pdf │ └── Web_Redesign_2024/ ⚠ broken inheritance | PM: Edit, Dev: Edit │ ├── _Docs/ živá dokumentace projektu │ ├── SLA_2024/ volitelné — přidá se pokud vznikne retainer │ │ ├── _SLA_Doc/ │ │ ├── Reports/ │ │ │ ├── 2024-01/ │ │ │ └── 2024-02/ │ │ └── Incidents/ │ └── _Dev/ │ ├── 2024_Zakladni_scope/ první scope = zde │ │ ├── 01_Inputs/ │ │ ├── 02_Outputs/ │ │ └── 03_Working/ │ └── 2025_Platebni_brana/ každý další rozvojový projekt = nová podsložka │ ├── 01_Inputs/ │ ├── 02_Outputs/ │ └── 03_Working/ └── Klient_B/ (partnerský klient — přes Partnera A) ├── _Legal/ ⚠ broken inheritance | PM: Read, Management: Full │ ├── !README.txt → rámcová smlouva viz Partners/Partner_A/_Legal/ │ └── SoD_Projekt_C_2024.pdf ├── _Admin/ ⚠ broken inheritance | PM: Edit, Management: Full └── Projekt_C/ ⚠ broken inheritance | PM: Edit, Dev: Edit ├── _Docs/ ├── SLA_2024/ volitelné └── _Dev/ └── 2024_Zakladni_scope/ ├── 01_Inputs/ ├── 02_Outputs/ └── 03_Working/ Partners/ └── Partner_A/ └── _Legal/ Management: Full, PM: Read ├── Ramcova_smlouva_v1.pdf └── NDA_2023.pdf Archive/ samostatná knihovna | read-only, Management: Full ├── 2023/ │ └── ACME_Corp-Web_Redesign_2022/ └── 2024/

Co patří kam

`_Legal/`

Smlouvy a právní dokumenty ke klientovi. Patří sem: rámcová smlouva + dodatky, NDA (pokud přímo s klientem), SoD ke každému projektu, zpracovatelská smlouva (GDPR). U partnerského klienta: !README.txt s odkazem na Partners/Partner_A/_Legal/.

`_Admin/`

Obchodní a fakturační dokumenty: objednávky, faktury, cenové nabídky, schválené change requesty s dopadem na cenu.

`_Docs/`

Živá dokumentace projektu — průběžně aktualizovaná. Obsahuje: technickou architekturu, deployment postup, popis integrací, přístupovou matici (systémy, prostředí), onboarding pro nového vývojáře. Při archivaci projektu zůstane jako snapshot stavu při ukončení.

`SLA_YYYY/`

Volitelné — přidá se pouze pokud vznikne retainerová smlouva (pokrývá změny do 16 h práce). Obsahuje SLA dokumentaci, měsíční reporty a incident reporty.

`_Dev/YYYY_Název_projektu/`

Každý rozvojový projekt nad 16 hodin dostane vlastní podsložku. Datum na začátku zajistí chronologické řazení. Linky z YouTrack směřují na úroveň _Dev/YYYY_Název/ — ne na konkrétní soubor.

01_Inputs/ — zadání, briefingy, grafické podklady, migrace dat, odkaz na credentials v 1Password (ne samotné credentials)
02_Outputs/ — předávací protokoly, finální dokumentace, testovací protokoly, zápisy z akceptace
03_Working/ — pracovní verze, interní poznámky, drafty, pomocné soubory

Přístupová práva

Složka	Management	PM	Dev
`Clients/`	Full	—	—
`Klient/_Legal/`	Full	Read	—
`Klient/_Admin/`	Full	Edit	—
`Klient/Projekt/`	Full	Edit	—
`Klient/Projekt/_Docs/`	Full	Edit	Edit
`Klient/Projekt/SLA_YYYY/`	Full	Edit	Edit
`Klient/Projekt/_Dev/YYYY_Název/`	Full	Edit	Edit
`Partners/`	Full	Read	—
`Archive/`	Full	—	—

Broken inheritance

Složky označené ⚠ mají vlastní oprávnění a nedědí od nadřazené složky. Dev přístup je přidělován explicitně per-projekt s časovým reminderem (3 měsíce). Linky z YouTracku směřují vždy na úroveň _Dev/YYYY_Název/ — ne na konkrétní soubor.

Pravidla pojmenování

Složky bez mezer — podtržítko jako oddělovač
Datum ve formátu YYYY-MM nebo YYYY na začátku názvu u _Dev/ podsložek — zajistí chronologické řazení
!README.txt s vykřičníkem = vždy první v abecedě
_podtržítko na začátku = systémová složka (_Legal, _Admin, _Docs, _SLA_Doc, _Dev)

Archivační proces

Přesun do archivu

PM přesune celou projektovou složku do Archive/YYYY/.

👤 PM
Nastavení read-only

Oprávnění se změní na read-only pro Management. Dev přístup zaniká automaticky přesunem.

👤 PM / IT

Doporučené retenční lhůty

Typ dokumentu	Lhůta
Smlouvy, SoD	10 let
Předávací protokoly	5 let
Pracovní soubory	3 roky
SLA reporty	3 roky
Incident reporty	5 let

Changelog

Verze	Datum	Autor	Změny
v1.1	2026-05	Pavel	Aktualizace struktury a přístupových práv
v1.0	—	—	Prvotní verze