Správa tasků v YouTracku

Účel

Obecná pravidla pro zakládání a odbavování tasků v YouTracku platná napříč projekty. Cílem je, aby každý task na boardu jednoznačně říkal co, kdo a kdy — bez nutnosti dohledávat kontext v komentářích nebo se ptát autora.

Projektové šablony

Jednotlivé projekty mohou mít vlastní šablony tasků s odlišnými poli nebo checklisty. Tato pravidla jsou obecná — projektová šablona je rozšiřuje, ne nahrazuje.

Povinná pole

Task bez těchto polí nepatří na board — nelze ho smysluplně prioritizovat ani přiřadit.

Pole	Proč je povinné	Poznámka
Summary	Jediná věc viditelná na boardu bez kliknutí	Viz pravidla níže
Description	Definuje scope a definition of done	Alespoň jeden checkbox při zakládání
Assignee	Jasná zodpovědnost	Vždy 1 konkrétní člověk, nikdy tým nebo nikdo
Odhad	Kapacitní plánování	Hrubý odhad (2h, 0,5d) je lepší než prázdné pole
Due Date	Prioritizace a plánování	Jen pokud existuje reálný důvod — viz pravidla níže

Summary — jak psát

Summary je jediné, co vidíš na boardu bez kliknutí. Musí být srozumitelné samo o sobě, bez nutnosti otevřít task.

Formát: [Sloveso] + [Co] + [Volitelně: kde / pro koho]

✅ Vytvořit template cenových nabídek
✅ Standardizace úložiště TEAMS
✅ Revize ceníků a smlouvy SLA

❌ Reporting          ← co s tím? vytvořit? opravit? zdokumentovat?
❌ Různé              ← tohle nikdy

Signál špatného summary

Pokud tě summary nutí přidat „– viz komentář", není dost konkrétní. Přepiš ho.

Description — scope, ne seznam přání

Description má jednu funkci: říct přesně, co je potřeba udělat, aby se task dal označit jako Done.

Používej checkboxy pro sub-úkoly:

* [ ] Definovat strukturu složky (co obsahuje, jak se pojmenovává)
* [ ] Zdokumentovat kdy se složka zakládá (trigger: při nové CN)
* [ ] Nastavit řazení složek v TEAMS

Každý checkbox = jedna konkrétní akce, ne vágní záměr
Pokud nevíš scope při zakládání, napiš placeholder [upřesnit] — ale task bez description vůbec nepouštěj do Backlogu
Description se píše při zakládání, ne dodatečně přes komentáře

Komentáře nejsou náhrada za description

Komentář patří na otázky, rozhodnutí a upřesnění, která přišla po založení tasku. Scope a sub-úkoly patří do description — edituj ji přímo.

Due Date — buď reálná, nebo žádná

Due date, které proběhlo bez akce, klame o prioritách celý board. Je horší než žádný datum.

Due date nastavuj jen tehdy, když víš proč právě ten datum — deadline od klienta, interní meeting, release
Pokud datum proběhne a task není hotový → ihned přeplánuj nebo eskaluj, nenech ho hnít
Tasky bez externího deadlinu mohou mít due date prázdné — je to lepší než fiktivní datum

Stage — kde task aktuálně stojí

Stage	Kdy použít
Backlog	Task je definovaný, ale ještě nezačatý a není v aktuální iteraci
Open	Přiřazený do sprintu nebo iterace, čeká na start
In Progress	Aktivně se na tom pracuje tento týden
To be discussed	Blokovaný — čeká na rozhodnutí nebo informaci zvenčí

In Progress ≠ „někdy to dělám"

Pokud je task In Progress déle než 2 týdny bez aktivity — žádný komentář, žádný spent time, žádný posun checkboxu — vrať ho do Backlog nebo přepiš assignee.

Komentáře — k čemu ano, k čemu ne

✅ Komentář patří na

Klíčová rozhodnutí: „Dohodli jsme se, že template bude v Canva, ne Word"
Otázky blokující postup: „Kde jsou historická data pro starší projekty?"
Upřesnění scope, které přišlo až po diskusi

❌ Komentář nepatří na

Přepisování description — edituj ji přímo
Status update stylu „pracuju na tom" — na to je Stage a spent time
Informace, které patří do description hned při zakládání

Přílohy a externí dokumenty

Pokud task odkazuje na soubor, přilož ho přímo do tasku — ne jen odkaz do TEAMS bez kontextu
Do komentáře nebo description napiš, co příloha obsahuje a proč je relevantní

Životní cyklus tasku

Založ task se všemi povinnými poli

Vyplň summary ve formátu sloveso + co, napiš description s alespoň jedním checkboxem, přiřaď assignee a nastav odhad. Task bez těchto polí nepouštěj do Backlogu.

🔧 YouTrack
Umísti do Backlogu a naplánuj do iterace

Task jde nejprve do Backlogu. Při plánování sprintu nebo iterace ho přesuň do Open a nastav due date — jen pokud existuje reálný důvod.

🔧 YouTrack
Začni práci → přesuň do In Progress a loguj spent time

In Progress znamená aktivní práci tento týden. Loguj spent time průběžně — slouží ke kapacitnímu plánování. Posunuj checkboxy v description jak práce postupuje.

🔧 YouTrack
Blok? → To be discussed + komentář s otázkou

Pokud práci blokuje rozhodnutí nebo chybějící informace, přesuň task do To be discussed a zanech komentář s konkrétní otázkou nebo jménem osoby, od které potřebuješ odpověď.

🔧 YouTrack
Všechny checkboxy splněny → Done

Task uzavři teprve když jsou splněny všechny checkboxy v description. Pokud se scope změnil, aktualizuj description před uzavřením — ne komentářem.

🔧 YouTrack

Nejčastější chyby

Chyba	Proč vadí	Řešení
Task bez description	Nevíš co přesně dělat ani co je Done	Napiš alespoň 1 checkbox před uložením
Due date z minulosti	Klame o prioritách celý board	Přeplánuj nebo odstraň datum
Komentář místo description	Scope se ztrácí v historii komentářů	Edituj description přímo, komentář smaž
In Progress bez aktivity > 2 týdny	Board lže o kapacitě a průběhu práce	Vrať do Backlog nebo přeřaď
Summary bez slovesa	Nejasné co se má stát	Přidej akci: Vytvořit / Revidovat / Nastavit…
Assignee prázdný nebo „tým"	Nikdo se necítí zodpovědný	Vždy 1 konkrétní člověk

Changelog

Verze	Datum	Autor	Změny
v1.0	2026-06-25	Pavel Hess	Prvotní verze — obecná pravidla vychází z analýzy boardu NO